tugas front office kuliah online

1.       IArti dari GLOSERI ISTIlah-istilah yang terkait dengan bagian reservasi
1. additional charge:
Penambahan biaya terhadap harga kamar yangdibebankan kepada tamu karena melebihi bataswaktu check-out. (lebih dari dua jam) atauadanya tambahan penghuni kamar
2. advance :
Sejumlah uang muka untuk pembayaran
3. Reservation deposit :
yang diterima oleh hotel dari tamu atau travel agent atas pemesanan kamar,besarnya uang muka biasanya minimal harga satu malam kamar ditambah denganpajak dan pelayanan
4. Advance:
deposit Sejumlah uang yang dibayarkan sebagai jaminan pemesanan reservasi kamar. Dapatdibaya sebagian dari harga kamar
5. Allotment :
Suatu alokasi permintaan dari biroperjalanan terhadap hotel untuk diberikanbeberapa kamar setiap hari dalam jangkawaktu tertentu, sehingga pihak biroperjalanan bisa menjual bebas dalam jumlahtertentu tanpa mengadakan permintaan ataumenghubungi pihak hotel terlebih dahulu
6. Amendments :
Orang yang pernah memesan kamar akantetapi terjadi suatu perubahankedatangannya, lama tinggal, perubahannama tamu yang akan tinggal/menginap
7. american plan (AP) :
Satuan harga kamar yang sudah termasuk makan,lebih lanjut dibeda-bedakan menjadi,
4 (empat) jenis termasuk :Full american plan (FAP), modifedamerican plan (MAP), continental plan,bermuda plan (BP)
8. an affiliatereservation networks ystem :
Sebuah jaringan pemesanan kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai bisnis Seperti; Sheraton Hotel, Hilton Hotel, HyattHotel, The Ritz Carlton Hotel ,Inter Continental Hotel dan lain-lain
9. a non-affiliatereservation networks ystem :
Jaringan pemesanan kamar yang tidakt erikat pada mata rantai hotel
10. arrival :
Tanggal kedatangan tamu tiba (check-in)di hotel baik tamu reservasi maupun tamu walk-in

11. booking/reservation :
Reservasi kamar yang dilakukan oleh calontamu beberapa waktu sebelumkedatangannya, dengan cara, lewat telpon,faksimile, e-mail, ataupun datang langsung
12. cancellationnumber :
Nomer/kode pembatalan pemesanan yangdiberikan oleh pihak hotel kepada pihak pemesan
13. draft :
Catatan kasar sebelum surat dibuat
14. no show guest :
Tamu yang sudah melakukan pemasanankamar reservasi tapi tidak datang padawaktu yang telah ditentukan
15. Hotel representative:
pemesanan kamar yang berasal dari kantor perwakilan hotel seperti perwakilan yang berada di bandara udara.

·         Walk-in guest rate : khusus untuk tamu hotel yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan kamar sebelumnya. Ada hotel yang memberikan harga tertentu tetapi masih ada ruang untuk ditawar sampai ke harga yang paling rendah, yang menjadi patokan bagi hotel (buttom rate).

Group rate : grup adalah tamu dari satu perusahaan atau kelompok yang memesan kamar di hotel untuk hari tertentu dengan jumlah kamar minimal 8 kamar. Mereka bisa datang bersama sama dan juga secara sendiri-sendiri. Hanya saja, mereka dalam satu perusahaan atau rombongan yang sama untuk menginap di hotel yang sama.

Travel agent rate : harga kamar untuk travel agent, bahkan ada hotel yang memasang harga kamar terendah untuk kelompok travel agent. Biro perjalanan untuk mendapatkan harga rendah karena mereka adalah salah satu urat nadi suatu hotel yang terus mensuplai tamu secara terus menerus, sehingga travel agent yang satu mendapatkan harga yang berbeda untuk hotel, dengan harga hotel yang lain.

 Corporate rate : harga kamar khusus untuk tamu yang berasal dari perusahaan tertentu, namun harga khusus ini juga diberlakukan untuk tamu langganan

·         Embassy rate : harga untuk para tamu yang berasal dari kedutaan suatu negara .

Referensi (di kutip dari): buku niwayan suwithi,
Akomodasi perhotelan jilid 1
www.gogle.com stilah-istilah yang terkait dengan bagian reservasi

2.      Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:

a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan denga lengkap
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip

http://smipusi.blogspot.com

3.       Jakarta, November 9 2001
Intercontinental hotel midplaza jakarta
Jl jend sudirman kav 12-45
Jakarta, Indonesia
Telp (021)5842745/fax (021)2585465

Dear sir /mam
I would like to reserve a room for my client. My client a group is a consisting of 15 persons. The name is ms.dinas, ms. Ria, ms. Ira, ms. Ita, ms. Ika, ms.rinaj, mr. eko, mr.fuka, mr.nunughi, mr.rudi, mr.bagas, mr.hari, ms. Siska,ms.lian, mr. ilham. He will stay at intercontinental hotel jakarta midplaza for 3 nights. From date of december 30, 2011. His/her flight number is GA67687 from malaysa. And my client arrive at your hotel about 13.00pm. please pick up my client at soekarno hatta airport by lemosine. And I will reserv a 10 room is room suite with double bed and my client reqoise the room provide a privat meeting room and please take a fruit basket every morning in his room. We will pay the room only to travel agent other to personal account. If there is a question you can call me at my mobile 021548257652 or my office number (21)2541560. and please send me confirmation letter.

Sincerelly, yours.

Bella indaini haning
Dunia indah tour travel agent no.09
Jl, raya kayu manis jkarta selatan
jakarta, indonesia

tugas kuliah online

Kesimpulan :

Perencanaan = menentukan sebelumnya apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

1.       BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.


2. PROSES PERENCANAAN

1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai

1.Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek
Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang
Menengah : 1 s/d 2 tahun
Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih

2. Perencanaan strategi dan operasional
A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).

Manajemen Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)

Strategi yang digunakan organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.
Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini.
Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

3. Perencanaan tetap (standing plans)
Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)
Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan
Kebijaksanaan
Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.
Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara
Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)

4. Perencanaan sekali pakai (single-use plans)
Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik
Anggaran
Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program
Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.
Jadwal Proyek
Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya

KEUNTUNGAN PERENCANAAN
1. Fokus dan fleksiblitas
FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan
FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama
5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik
6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik

2. Perencanaan mengembangkan koordinasi
Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
3. Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi
Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.
Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
3. Perencanaan contingency
-> perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK
1. forecasting
 proses pembuatan asumsi-asumèsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario
 meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.è
Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. benchmarking
è perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan
è perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana
è fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.

2.       Planning  didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

3.       Keuntungan dari perencanaan :

   1. Aktivitas-aktivitas akan teratur yang ditujukan ke arah pencapaian sasaran

  2. Menunjukkan perlu diadakannya perubahan pada masa yang akan datang

  3. Menjawab pertanyaan-pertanyaan : “apakah yang akan terjadi apabila … ?”

  4. Memberikan sebuah dasar atau landasan untuk melakukan pengawasan

  5. Mendorong orang memberikan prestasi (sebaik mungkin)

  6. Memaksakan orang untuk memandang perusahaan secara menyeluruh

  7. Memperbesar dan mengimbangkan pemanfaatan fasilitas-fasilitas

  8. Membantu seorang manajer mencapai status

4.       Dasar-dasar pembuatan planning:

1. forecasting : proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Forecasting meliputi : a) forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para  ahli. B). forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)

2. Penggunaan skenario : meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.

3. benchmarking : perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan nya : untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.

4. partisipasi dan keterlibatan (perencanaan partisipatif yang aktif) : perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.

5. penggunaan staf perencana ( fungsi staf perencana) : bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.

5.       Isi perencanaan

contoh kasus : seorang manajer produksi membuat perencanaan tentang target penjualan tahun depan dengan menggunakan  Rencana Jangka Panjang (long range plans). Agar mengetahui bagaimana keuntungan perusahaan di masa yang akan mendatang.

Dengan cara membuat kerangka kerja planning dan sistematika lainnya.

Para manajer produksi melakukan perencanaan kerja bertujuan dengan maksud agar perusahaan, mengetahui
perlu diadakannya perubahan pada masa yang akan datang.

Dan memberikan manfaat kepada manajer untuk Menjawab pertanyaan-pertanyaan : “apakah yang akan terjadi apabila … ?”

nama : bella indaini haning

stp sahid pd.cabe pamulang

pbu 7 batch 3

Skills manager

Skills manager

1. (Conceptional skills)
Upper-level managers (top manager) must have the skills to make the concepts, ideas, and ideas for the betterment of the organization. The idea or ideas and concepts are then to be translated into an action plan to realize the idea or concept that. The process of elaboration of the idea into a concrete plan of work is usually referred to as the planning process or planning. Therefore, conceptual skills are also meruipakan skills to make the plan work.

Case in point: a manager at ABC company held meetings once a month, to correct or review the performance of the company for a month or for job evaluation. Through meetings with the management functions such as planning, organizing, directing, and controlling, can be run. At that meeting all the constraints, progress, planning, and so spoken of in order to achieve common goals.

2. (Humanity skills)
In addition to conceptual capabilities, managers also need to be equipped with the skills to communicate or relate to other people skills, also called human skill. Persuasive communication should always be created by the lead managers to subordinates. With a persuasive communication, friendship, and fatherhood will make employees feel valued and then they will be open to the boss. Communication skills required, both at the level of top management, middle, and bottom.

Case in point: a manager at ABC Company is very well able to communicate with his employees he has the ability to work and understand and motivate other people both individually and group. he have thought that human resources is a very valuable asset. Through the company's competitive advantage they can continue in develop and One day yes invites its employees to develop the existing potential of their own way as outbound training room is one such example.

And maintaining harmony among employees with other employees of its needs in order to keep both a comfortable work environment can be created is also is also the duty of a manager.

3. (Technical skills)
These skills are generally a provision for managers at lower levels. This technical skill is the ability to perform a specific job, such as using computer programs, improve the engine, making chairs, accounting and others.

Case in point: for example, a manager working in a company by the financial supervisory agency because he must be skilled and meticulous in his work. He must have skills how to operate the tools in use to work he must know how the method of accounting and he also must be careful and meticulous quantitative, what his duties what authority. He must have the skills and critical thinking so that he led the company to grow even advanced rapidly than before.

4.( Administrative skills)      

skills related to planning, organizing, set employee and supervision.

This skill seems a lot the forgotten it's because when it became a sales supervisor always delegate this task to the administration. Become A Supervisor requires teterampilan organizing and management so that balance between work orientation and human orientation.

Example snippet of cases: in the company of ABC in order to run the day-to-day duties as an administrative manager in charge of providing information services in the areas of administration to carry out activities in ekfektif and impact on other areas of its smoothness. And duties of administrative manager
• Undertake the administration of all activities
• Menginvestarisasi office equipment
• providing information on the need for management purposes
• And pengarsippan data so it is easy to access by requiring .


1. Time management skills
Is a skill that refers to the ability of a manager to use his time wisely. Griffin filed a case Lew Frankfort of Coach. In 2004, as manager, Frankfort paid $ 2,000,000 per year. If it is assumed that he worked for 50 hours per week with time off work 2 weeks, then every hour Frankfort salary is $ 800 per hour-about $ 13 per minute. From there we can see that every minute was wasted would be very detrimental to the company. Most managers, of course, has a much smaller salary than Frankfort. However, the time they have remained a valuable asset, and futile means a waste of money and reduce the company productivity.

2. Decision-making skills
Is the ability to define problems and determine how best to solve it. Decision-making ability is the most important for a manager, especially for the top managers (top manager). Griffin proposes three steps in decision making. First, a manager must define the problem and look for alternatives that can be taken to solve them. Second, managers must evaluate each of the alternatives and choose an alternative that is considered the most good. And lastly, managers must implement alternatives that have been his choice as well as monitor and evaluate them to stay on the right track.

3. 1. Managerial skills (entrepreneurial), namely the ability to effectively use the opportunities and skills to lead the efforts that are important.
2. Techological skills, the special expertise that is economically necessary technical work on the implementation of economically viable.
3. Organisational skills, the intelligence to manage a variety of businesses.
In fact, not every leader should have the entire capacity with the same intensity level. Because the leaders themselves can be grouped into 3 (three) levels. So the ability to possessed was certainly different.

The level of leadership or management consists of:
1. Top Management (Top Level Management)
2. Middle Management (Middle Level Management)
3. Lower Management (Management of Low Level).
Number of management at every level depends on the size of an organization or agency. Usually, however, Top Management will be fewer in number than in Middle Management, Middle Management and much less than the Lower Management.
So the higher one's position, the more skills require administration / management, but the lower the operational skills. Conversely the lower the position of a person, then the higher the skills of operations, while the skills of administrative / management is lower.

4. With simple language, actually three types of levels of management are working at the same time, but different types of activities. Top Level Management more work with the mind, very little physical work or labor. Management Intermediate, between work thought the physical work may be regarded as balanced. While the Lower Level Management, working with very little thought, while with a physical or a huge power / lots.

name : bella indaini haning

nim : 2011145036

sekolah tinggi pariwisata sahid

jl. kemiri pd cabe pamulang.